Saludos telefónicos para su centro de llamadas
Por Celia Cerdeira
0 min de lectura
Provide better customer service by building standard phone and voicemail greeting scripts.
Most advanced cloud call center software offers a variety of phone greetings and voicemail types that can be customized according to the needs of your business.
Los saludos personalizados eficaces son cruciales para el éxito del centro de llamadas. Los saludos y mensajes de voicemail que escuchan las personas que llaman cuando se conectan con su centro de llamadas marcan el tono de toda la interacción y están directamente relacionados con la satisfacción y la fidelidad del cliente.
Establecer y revisar periódicamente los saludos telefónicos y los correos de voz de su centro de llamadas puede marcar la diferencia entre brindar una experiencia del cliente adecuada e ir más allá de las expectativas del cliente.
Tips for crafting the perfect phone greeting.
Crafting the perfect customer service greetings can be a game-changer for your call center’s customer experience. Here are some tips to help you create an effective and captivating phone greeting:
Keep it simple and clear.
Your greeting should be easily understandable. Avoid using industry jargon or complicated phrases. For example, say, “Hello, how can I help you today?” instead of “Greetings! What specific assistance or services may I help you with?”
Be polite and professional.
Use courteous language and maintain a professional tone. This will ensure the customer feels respected and valued. Say, “I appreciate your patience while we resolve this issue,” instead of “Just wait while I sort this out.”
Identify the company and agent.
Begin the greeting by identifying your company and the agent. This helps build trust and lets the caller know they’ve reached the right place. “Hello, you’ve reached Tech Solutions; this is John speaking.”
Thank the caller.
Show appreciation for the caller’s time. A simple “Thank you for calling” can go a long way in establishing a positive interaction.
Offer assistance.
Assure the caller that you’re there to help. This can be as simple as saying, “How may I assist you today?”
Empathize with the caller.
If a caller is frustrated or upset, acknowledging their feelings can help diffuse tension and show that you care about their experience. For example, you might say “I understand how frustrating this can be; let’s solve this together.”
Use positive language.
Try to use positive and uplifting words. Instead of saying “I don’t know”, say “Let me find out for you”.
Keep hold times in mind.
If a caller needs to be placed on hold, let them know beforehand and thank them for their patience. “Can I place you on hold while I get that information? Thank you for your patience.”
End on a positive note.
Finish the call by thanking the customer again and asking if there’s anything else you can assist them with. “Thank you for your time. Is there anything else I can assist you with?”
Phone greetings are the first impression customers have of your business. Regularly reviewing and updating your scripts can also ensure your greetings stay fresh and relevant.
Saludos estándar para teléfono y voicemail.
Esta publicación actualizada contiene una lista de los saludos telefónicos más habituales, así como un guion de ejemplo para cada uno. Puede utilizarlos como directrices para crear sus propios saludos y mensajes de voz.
If you have call recording or call monitoring enabled, you may be required by law to notify callers. Please refer to our call center call recording best practices to determine whether it’s necessary to add a line to your welcome greeting or other greetings to stay legal.
1. El saludo de bienvenida.
The phone greeting, also known as the welcome greeting, is the initial introduction when callers reach out to the contact center. It serves as the first point of contact for all inquiries, whether signing up, lodging complaints, or seeking information. Commonly used phrases for a phone greeting include “Hello,” “Thank you for calling,” and “Good morning/afternoon.” Combining two or three of these options in your greeting creates a welcoming atmosphere for callers.
Ejemplos de guiones:
- "Gracias por llamar a [nombre de la empresa]."
- "Gracias por llamar a [nombre de la empresa]. No olvide consultar www.companyname.com para ver una lista de nuestras últimas ofertas especiales y eventos."
- "Ha llamado a [nombre de la empresa]. Su llamada es importante para nosotros. Por favor, espere mientras conectamos su llamada."
- "Gracias por llamar a [nombre de la empresa]. Estamos orgullosos de anunciar que hemos sido considerados como una de las 10 mejores empresas orientadas a la atención al cliente en el área triestatal. Por favor, espere y uno de nuestros excelentes agentes de asistencia responderá a su llamada tan pronto como sea posible."
- "Gracias por llamar a [nombre de la empresa], donde la atención al cliente es nuestra prioridad."
2. Saludo de respuesta de voz interactiva (IVR)
The greeting callers hear when they enter your IVR. These could be nothing more than a brief message so the system can figure out where to direct a call. Of course, it could also be an in-depth interaction with callers where the system handles their problems directly.
Ejemplos de guiones:
- "Para inglés pulse 1. Para español pulse el número 2."
- "Si conoce la extensión de la persona con la que desea comunicarse, puede marcarla en cualquier momento. También puede pulsar 0 para omitir este mensaje y ponerse en contacto con un agente. Para el resto de las personas que llamen, por favor escuche las siguientes opciones: para obtener información sobre la cuenta, pulse 1, para preguntas sobre un producto que compró, pulse 2..."
- “If you know your party’s extension, you may dial it at any time. Otherwise, please choose from the following options: For customer support press 1. For sales press 2…
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3. Saludo de agentes disponibles
Qué escuchan las personas que llaman cuando son enrutadas a un agente disponible. Este breve mensaje asegura a las personas que llaman que alguien les atenderá en breve. También ayuda a reducir el número de llamadas perdidas en un contact center.
Ejemplos de guiones:
- "Por favor, espere mientras se conecta con el próximo agente disponible".
- “Please stay on the line. Your call is being connected to one of our customer support representatives.”
- "Su llamada está siendo conectada".
4. Mensaje en espera
What callers hear when they enter the waiting queue. This lets them know that while an agent can’t immediately get with them, the next available agent will be with them shortly. The waiting message also occasionally comes with options for callers. For instance, they may hear “Press 1 and we’ll call you back.” They could also have the option to leave a message, at which point they’ll hear the voicemail greeting.
Ejemplos de guiones:
- "Todos nuestros agentes están ocupados actualmente. Por favor, espere y atenderemos su llamada lo antes posible".
- "En este momento todos nuestros agentes están atendiendo a otras personas que llaman. Si desea evitar la cola de espera, puede pulsar 1 para dejar un mensaje o pulsar 2 para que un agente le devuelva la llamada. De lo contrario, por favor permanezca en la línea y su llamada será atendida en el orden en que fue recibida."
- "Todos nuestros agentes están ocupados en este momento. Su llamada es muy importante para nosotros. Por favor, permanezca en la línea y su llamada será atendida en el orden en que fue recibida."
5. Anuncio de retraso
What the caller hears every two minutes is that they are in the waiting queue. During these announcements, they may again receive the option to request a callback or hear the voicemail greeting.
Ejemplos de guiones:
- "Gracias por su paciencia. Todos nuestros agentes siguen ocupados. Por favor, continúe esperando y su llamada será atendida en el orden en que fue recibida."
- "Todos nuestros agentes continúan ocupados. Si desea que le devuelvan la llamada, pulse 1 y el siguiente agente disponible le devolverá la llamada. De lo contrario, permanezca en la línea y su llamada será atendida en el orden en que fue recibida."
- "Todos nuestros agentes continúan ocupados. Por favor, visite nuestro sitio web en www.companyname.com para obtener información útil, o siga esperando y el próximo agente disponible atenderá su llamada."
- "Gracias por esperar. Su llamada es importante para nosotros. Por favor, siga esperando y el próximo agente disponible atenderá su llamada".
6. Mensaje de cola de espera completa
Qué escucha la persona que llama cuando la cola de espera está completa. Los mensajes de bienvenida pueden ofrecer la oportunidad de dejar un mensaje de voz, pero muchos de los que llaman prefieren esperar al chat en vivo.
Ejemplos de guiones:
- “We are currently experiencing high call volume. Please leave a message with your name and phone number and we will return your call as soon as possible.”
- "Todos nuestros agentes están ocupados en estos momentos. Por favor, deje un mensaje después de la señal y uno de nuestros representantes de asistencia le devolverá la llamada lo antes posible."
- “All of our agents are currently busy. If you would like to leave a message, you can do so after the beep. Or you can email your question to [email protected]. Thank you!”
- “We apologize, but we are currently experiencing high call volume. Please leave a message after the beep, send us a support email at supp[email protected], or chat with us online at companyname.com.”
- "En este momento todos nuestros agentes están atendiendo a otras personas que llaman. Por favor, deje un mensaje después de la señal y le devolveremos la llamada lo antes posible".
7. Mensaje del buzón de voz
A good voicemail greeting can differ based on the type of company and the reason for the call.
Ejemplos de saludos del voicemail:
- "Ha llamado al buzón de voz de [nombre de la empresa]. Por favor, deje un mensaje detallado y alguien le devolverá la llamada lo antes posible".
- "Gracias por llamar a [nombre de la empresa]. Ha llegado a este mensaje porque todos nuestros agentes están ocupados atendiendo a otras personas que llaman o porque está llamando después del horario comercial. Por favor, deje un mensaje después de la señal y le devolveremos la llamada lo antes posible".
- "Gracias por llamar a [nombre de la empresa]. Por favor, deje un mensaje con su nombre y número de teléfono y le devolveremos la llamada lo antes posible."
8. Fuera del horario comercial.
Qué escucha la persona que llama a su empresa fuera del horario normal de atención. En este caso, el saludo de su voicemail será vital. A menudo, las personas que llaman solo están dispuestas a escuchar un breve mensaje fuera del horario laboral—sobre todo si aún no son clientes—¡así que debe hacer que esto se tenga en cuenta!
Ejemplos de guiones:
- "Gracias por llamar a [nombre de la empresa]. En este momento no estamos disponibles para atender su llamada. Por favor, deje un mensaje después de la señal o contáctenos durante el horario laboral: de lunes a viernes entre las 9 y las 17 horas, hora estándar del este. ¡Gracias!"
- “Thank you for calling [company name]. You have reached this message because it is after business hours. Please leave a message after the beep, or call back between the hours of 9 a.m. and 5 p.m. Eastern Standard Time, Monday through Friday.”
- "Gracias por llamar a [nombre de la empresa]. En este momento estamos cerrados. Por favor, deje un mensaje después de la señal o vuelva a llamar de lunes a viernes entre las 9 y las 17 horas, hora estándar del este. ¡Gracias!"
9. Mensaje de tiempo de espera máximo alcanzado.
What the caller hears when they have been waiting in the queue for the maximum amount of time. Keep in mind that disconnecting could anger clients and potential customers. Transferring the call to your professional voicemail greeting is far more ideal.
Ejemplos de guiones:
- "Ha superado el límite de espera en esta cola. Por favor, cuelgue e intente llamar de nuevo".
- "Todos nuestros agentes siguen ocupados. Por favor cuelgue e intente llamar de nuevo".
- “All of our agents are still busy. Please hang up and try your call again or reach out to us via email at [email protected].”
10. Mensaje de devolución de llamada en cola fallida.
Qué escucha la persona que llama si ha solicitado una devolución de llamada en cola pero no hay ningún agente disponible para devolverle la llamada. Hay muchas opciones para brindar a las personas que llaman en ese momento, pero preparar saludos de voicemail empresariales adecuados suele ser mejor que limitarse a decir “vuelva a llamar más tarde".
Ejemplos de guiones:
- “Hola. Esta es la devolución de llamada que solicitó a [nombre de la empresa]. Lamentablemente no podemos atender su solicitud. Por favor, vuelva a llamarnos durante nuestro horario laboral habitual: de lunes a viernes entre las 9 y las 17 horas, hora estándar del este."
- “Thank you for calling [company name]. We apologize, but we were unable to connect you to any available agents. Your call is important to us. Please leave us a voicemail and we will reach out to you as soon as possible. Thank you.”
If you have enabled voicemail, you can prompt callers to leave a message after the end of the unsuccessful queue callback message.
Antes de que se vaya.
El objetivo de los saludos de su centro de llamadas debe ser crear una experiencia del cliente agradable y sin esfuerzo para cada persona que llama. Garantizar que los saludos telefónicos y los voicemails sean profesionales, informativos y concisos es fundamental para brindar a los clientes el tipo de atención excelente que inspira la fidelidad, satisfacción y retención del cliente.
Each of these welcome messages, voicemail greeting examples, and other scripts have both pros and cons. Regardless of what works best for your business, Talkdesk can help. Schedule a demo today and learn more!
Informe
The global state of CX 2023
La Encuesta Anual de Preferencias del Consumidor de CCW Digital revela que las experiencias del cliente en realidad están retrocediendo y que las marcas siguen fallando en áreas como la personalización, la rapidez, la comodidad, la empatía y la adaptación del canal.
Preguntas frecuentes.
What is a good voicemail greeting for business?
A good business voicemail greeting is concise, professional, and informative. It should identify the company, express regret for missing the call, and encourage the caller to leave a message. For example: “You’ve reached [company name]. We’re sorry we missed your call. Please leave your name and a brief message, and we’ll get back to you as soon as possible. Thank you.”
Why should you have a custom voicemail greeting?
A custom voicemail greeting is crucial because it provides a personal touch that standard greetings lack. It’s an opportunity to showcase your company’s professionalism and commitment to customer service. It can also provide important information to callers and assure them that their message will be addressed promptly.
What should you include in a business voicemail greeting?
Business phone message greetings should include the company’s name, an apology for missing the call, a request for the caller’s information, and a promise to return the call. Also, consider including your business hours and alternative contact methods. The aim is to make the caller feel valued and ensure they have all the necessary information.
